Secondo una ricerca effettuata da McKinsey e dall’Università di Oxford su 5.400 progetti informatici[1], più della metà supera il budget preventivato di spesa di oltre il 45% e assorbe circa il doppio del tempo pianificato. Le cause di questo (…chiamiamolo simpaticamente) incidente di percorso sono molteplici, e coincidono con le insidie che si nascondono lungo la vita di un progetto. La prima insidia è legata allo scarso allineamento dei progetti agli obiettivi strategici aziendali: la gestione dei progetti nasce in base a bisogni di un’area funzionale aziendale, e vengono avviati senza verificare preliminarmente la loro coerenza con le priorità e gli obiettivi aziendali più generali, rischiando quindi di essere rallentati o, peggio ancora, cancellati nel momento in cui l’Alta Direzione decide di modificare le priorità o gli obiettivi strategici. Una seconda insidia è strettamente connessa alle stime di costi e tempi, effettuate nella fase di pianificazione utilizzando dati storici aziendali oppure parametri non aggiornati. Una terza, molto comune, deriva dalla scarsa attitudine ad effettuare una puntuale analisi dei rischi, con una pianificazione dettagliata delle risposte a quei rischi con maggiore probabilità di accadimento e impatto più significativo. Un’ulteriore insidia è legata alle competenze di Project Management possedute dal Capo Progetto e dai membri del team: competenze scarse, unite ad una cultura aziendale di Project Management poco diffusa, portano a definizioni dello scopo approssimative, pianificazioni non realistiche e monitoraggi non puntuali, con conseguente pericolo di cost overrun. Per rispondere a queste insidie in modo proattivo, occorre collegare strettamente i progetti alla Pianificazione Strategica ed al Controllo di Progetto, attraverso un Comitato Guida (Steering Committee) oppure un PMO (Project Management Office) molto vicino all’Alta Direzione. Inoltre occorre dotare l’azienda di un Project Management robusto, coerente con le tipologie di progetti abitualmente lanciati, e largamente condiviso tra manager e professional. L’approccio strutturato, e il suo utilizzo univoco nella gestione delle iniziative progettuali, consente di ridurre gli scostamenti e lo spreco di risorse attraverso l’Analisi dei Costi, migliorando le prestazioni e contribuendo alla creazione del valore.

[1] Michael Bloch, Sven Blumberg, and Jürgen Laartz – McKinsey survey of large IT projects, 2012